DESATASCANDO LA UGR: dentro del laberinto

Esta propuesta es resultado de uno de los laboratorios de diseño de propuestas del Proceso Facultad Cero, proyecto que nos invita a (re)pensar la Universidad en dos sentidos: 1) la detección de áreas de mejora y su debate; y 2) la generación de propuestas concretas para nuestra universidad y para su entorno.

Breve resumen

La Universidad de Granada es una institución centenaria que, para cumplir su misión, ha evolucionado sensiblemente en los últimos años, dando lugar a una organización compleja, principalmente desde el punto de vista de su gestión.

Este laboratorio pretende aportar propuestas de mejora en la gestión universitaria, articulada fundamentalmente en torno a multitud de procesos, ya definidos y en gran parte informatizados, pero que en ocasiones, por diferentes motivos, no se ejecutan con la eficacia prevista.

 

Nombre de las personas participantes

 

Teresa Vílchez Ortíz (Centro de Informática y Redes de Comunicación)

Manuel Noguera García (Dpto. de Lenguajes y Sistemas Informáticos)

Pedro Rodríguez Pérez (Dpto. de Ingeniería Civil)

Pedro Rubio Mercado (Servicio de Calidad, Evaluación y Planes de Estudio)

Inés Pascual Molinero (Dpto. de Mineralogía y Petrología)

 

Objetivos del proyecto

 

El objetivo general es instaurar una cultura de la eficiencia y eficacia en los procesos para hacerlos más ágiles y permitir al personal de la Universidad dedicar más tiempo a aquellas actividades que tengan mayor valor y retorno para nuestra Institución.

Este objetivo general quedaría desglosado en los siguientes objetivos específicos:

 

1.- Analizar el contexto de los procesos (por unidades) y su evolución, detectando los nudos y cuellos de botella, para concretar sus causas y posibles alternativas de resolución utilizando técnicas y herramientas informáticas.

 

a) Reducir los tiempos de los procedimientos.

b) Eliminar tareas duplicadas.

c) Desligar el proceso de los Recursos Humanos.

d) Mejorar su trazabilidad.

 

2.-Redistribuir la carga de trabajo en situaciones puntuales y/o periódicas.

a) Identificar y temporalizar los periodos críticos.

b) Identificar los procedimientos críticos.

c) Identificar el personal disponible y el Personal Colaborador, en adelante PC.

d) Valorar la formación previa del PC

e) Identificar las necesidades formativas del Personal Colaborador.

f) Proyectar las acciones formativas para el PC

g) Identificar y transmitir las propuestas motivacionales del PC.

h) Describir y cuantificar los recursos técnicos e instrumentales necesarios.

 

3.- Identificar y subsanar las carencias informativas del PAS, PDI, ALUMNADO:

 

  Elaborar y compartir fuentes de información (guías, tutoriales, páginas web,etc.) on line, didácticas y accesibles para informar y documentar al personal en los distintos procedimientos a iniciar.

 

4.- Identificar y subsanar las carencias formativas del PAS/PDI

Programar y comunicar acciones formativas (online, presenciales) sobre novedades o alteraciones de procedimientos o aplicaciones.

Elaborar y compartir fuentes de información (guías, tutoriales, páginas web, etc..) sobre novedades o alteraciones de procedimientos o aplicaciones

 

5.- Evaluar los resultados obtenidos y valorar las propuestas de mejora.

Elaborar y proponer Encuestas On Line.

Crear y poner a disposición el Buzón de Sugerencias On line.

(Estas dos propuestas ya existen o se están implementando)

 

Representación visual de la propuesta

Documentación del proceso de trabajo

El proceso de trabajo para realizar esta propuesta se ha ido documentando a medida que se desarrollaba, en el Foro del Proceso Facultad Cero en LabIN Granada. También puedes acceder a este foro en concreto aquí.

Descárgate el póster de la propuesta