DESATASCANDO LA UGR: dentro del laberinto

Esta propuesta es resultado de uno de los laboratorios de diseño de propuestas del Proceso Facultad Cero, proyecto que nos invita a (re)pensar la Universidad en dos sentidos: 1) la detección de áreas de mejora y su debate; y 2) la generación de propuestas concretas para nuestra universidad y para su entorno.

Breve resumen

La Universidad de Granada es una institución centenaria que, para cumplir su misión, ha evolucionado sensiblemente en los últimos años, dando lugar a una organización compleja, principalmente desde el punto de vista de su gestión.

Este laboratorio pretende aportar propuestas de mejora en la gestión universitaria, articulada fundamentalmente en torno a multitud de procesos, ya definidos y en gran parte informatizados, pero que en ocasiones, por diferentes motivos, no se ejecutan con la eficacia prevista.

 

Nombre de las personas participantes

 

  • Teresa Vílchez Ortíz (Centro de Informática y Redes de Comunicación)
  • Manuel Noguera García (Dpto. de Lenguajes y Sistemas Informáticos)
  • Pedro Rodríguez Pérez (Dpto. de Ingeniería Civil)
  • Pedro Rubio Mercado (Servicio de Calidad, Evaluación y Planes de Estudio)
  • Inés Pascual Molinero (Dpto. de Mineralogía y Petrología)

 

Objetivos del proyecto

 

El objetivo general es instaurar una cultura de la eficiencia y eficacia en los procesos para hacerlos más ágiles y permitir al personal de la Universidad dedicar más tiempo a aquellas actividades que tengan mayor valor y retorno para nuestra Institución.

Este objetivo general quedaría desglosado en los siguientes objetivos específicos:

 

1.- Analizar el contexto de los procesos (por unidades) y su evolución, detectando los nudos y cuellos de botella, para concretar sus causas y posibles alternativas de resolución utilizando técnicas y herramientas informáticas.

 

a) Reducir los tiempos de los procedimientos.

b) Eliminar tareas duplicadas.

c) Desligar el proceso de los Recursos Humanos.

d) Mejorar su trazabilidad.

 

2.-Redistribuir la carga de trabajo en situaciones puntuales y/o periódicas.

a) Identificar y temporalizar los periodos críticos.

b) Identificar los procedimientos críticos.

c) Identificar el personal disponible y el Personal Colaborador, en adelante PC.

d) Valorar la formación previa del PC

e) Identificar las necesidades formativas del Personal Colaborador.

f) Proyectar las acciones formativas para el PC

g) Identificar y transmitir las propuestas motivacionales del PC.

h) Describir y cuantificar los recursos técnicos e instrumentales necesarios.

 

3.- Identificar y subsanar las carencias informativas del PAS, PDI, ALUMNADO:

 

  Elaborar y compartir fuentes de información (guías, tutoriales, páginas web,etc.) on line, didácticas y accesibles para informar y documentar al personal en los distintos procedimientos a iniciar.

 

4.- Identificar y subsanar las carencias formativas del PAS/PDI

Programar y comunicar acciones formativas (online, presenciales) sobre novedades o alteraciones de procedimientos o aplicaciones.

Elaborar y compartir fuentes de información (guías, tutoriales, páginas web, etc..) sobre novedades o alteraciones de procedimientos o aplicaciones

 

5.- Evaluar los resultados obtenidos y valorar las propuestas de mejora.

Elaborar y proponer Encuestas On Line.

Crear y poner a disposición el Buzón de Sugerencias On line.

(Estas dos propuestas ya existen o se están implementando)

 

Representación visual de la propuesta

Documentación del proceso de trabajo

El proceso de trabajo para realizar esta propuesta se ha ido documentando a medida que se desarrollaba, en el Foro del Proceso Facultad Cero en LabIN Granada. También puedes acceder a este foro en concreto aquí.

Descárgate el póster de la propuesta

 

Respuesta institucional a la propuesta

Respuesta recibida en el mes de octubre de 2018.

Unidad responsable de la UGR que da la respuesta:

Secretaria General. Área de Transparencia y Simplificación Administrativa
Nombre de la persona responsable:

Celia García Fernández
Extracto de la medida o medidas propuestas a la que se da respuesta:

Los objetivos 1, 3, 4 y 5 del  proyecto “DESATASCANDO LA UGR: dentro del laberinto”

Respuesta de la unidad

El Área de Transparencia y Simplificación Administrativa trabaja en la línea estratégica de simplificar la gestión universitaria con la apuesta por las tecnologías, especialmente por la administración electrónica, y no solo por la obligación normativa impuesta por la entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015. Nuestro objetivo es que el desarrollo tecnológico tenga un impacto real en la simplificación de los procedimientos administrativos al conseguir la reducción de los tiempos y plazos necesarios para la tramitación de los mismos, la disminución de las cargas documentales o la supresión o reducción de trámites; en definitiva la mejora de la calidad en la prestación de los servicios tanto en relación con los métodos de trabajo de la organización universitaria como en la relación de la comunidad universitaria con la administración.

Así entendemos que la idea del proyecto “Desatascando…” está presente en las actuaciones que se están llevando a cabo con el Plan de acción de Administración Electrónica de la Universidad de Granada 2018/2019. El objetivo 1 del Proyecto “Analizar el contexto de los procesos (por unidades) y su evolución, detectando los nudos y cuellos de botella, para concretar sus causas y posibles alternativas de resolución utilizando técnicas y herramientas informáticas” en concreto en:

EJE 1. SERVICIOS ELECTRÓNICOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

Línea 1.1- Consolidación e impulso de los servicios electrónicos disponibles en la sede

El objetivo de esta línea es realizar el inventario de procedimientos administrativos de la UGR, priorizando el paso a electrónico de los procedimientos que aún no lo estén, atendiendo a criterios como el tipo número de usuarios afectados, frecuencia de uso, ahorro económico y/o de tiempo y personal encargado de su gestión; analizar y simplificar los procedimientos previamente a su digitalización eliminando redundancias y duplicidades, fomentando la automatización de todos aquellos procedimientos que por su naturaleza sea posible; revisar los de procedimientos electrónicos ya existentes para simplificarlos, rediseñarlos, potenciarlos o suprimirlos según criterios de homogeneización y de adecuación a las necesidades de gestión, exigencias normativas, demandas del sector al que está dirigido, facilidad de tramitación… en definitiva: conseguir en la Universidad de Granada una administración electrónica de referencia con una dinámica permanente de innovación, simplificación, apuesta por las tecnologías y mejora de la calidad en la prestación de los servicios en los métodos de trabajo de la organización universitaria y en la relación con la comunidad universitaria, las administraciones y la sociedad.

Los objetivos 3 y 4 enlazan con  Línea 1.4- Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-Administración.

Sería interesante trabajar estos objetivos 3 y 4 y Línea 1.4- con las propuestas del proyecto “UGR visual”.

En el Servicio de Administración electrónica se está trabajando sobre un procedimiento electrónico único de “Quejas y Sugerencias” para toda la comunidad universitaria por lo que la propuesta sobre el “buzón de sugerencias online” creemos que queda recogida.