UGR Visual

Esta propuesta es resultado de uno de los laboratorios de diseño de propuestas del Proceso Facultad Cero, proyecto que nos invita a (re)pensar la Universidad en dos sentidos: 1) la detección de áreas de mejora y su debate; y 2) la generación de propuestas concretas para nuestra universidad y para su entorno.

Breve resumen

La propuesta UGR VISUAL pretende implantar en la Universidad de Granada las nuevas formas de información visual que ya están tan extendidas en nuestra sociedad, y que por lo tanto son una demanda real. Es una propuesta que no trata de anticiparse al futuro, sino que intenta acercar la UGR al presente.

Es frecuente entrar en páginas comerciales, de bancos, etc. y tener toda la información visual sin tener que leer tediosas instrucciones. La UGR, como Administración Pública, tiende a dar su información en modo texto y, en ocasiones, con extensas parrafadas que son el literal de las leyes, hecho que provoca que la información no se entienda, y lo que es aún más que probable, que ni siquiera llegue a leerse.

Por ello proponemos que la primera información que reciban los usuarios de la UGR, cualquiera de ellos, sea visual,  a través de un sistema de infografías escueto, sencillo y directo. Posteriormente, cuando los usuarios ya se hayan quedado, grosso modo, con el procedimiento, acudirán a leer la norma si les hace falta para aclarar cualquier duda más específica puesto que debido a la complejidad de algunos procedimientos esto último pudiera hacer falta.

Bajo el lema “Primero lo veo y luego lo leo” pretendemos agilizar y amenizar la información primera que reciben los usuarios de la UGR. La propuesta ha tomado como usuarios de ejemplo a dos alumnos, pero es extensible a cualquier miembro de la comunidad universitaria, PDI, Estudiantado y PAS, y por supuesto, a los usuarios externos tales como proveedores, opositores, etc.

Nombre de las personas participantes

  • Carmen Pilar Carabaño Molina,  funcionaria de la Escala Administrativa UGR
  • Carmen Domínguez Fernández, funcionaria de la Escala Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos UGR
  • Beatriz Escarpenter Suárez, funcionaria interina de la Escala Auxiliar UGR
  • Esther Fernández Rodríguez, funcionaria de la Escala Administrativa UGR
  • Dolores Gerez Morata, funcionaria de la Escala Técnica de Administración UGR
  • José Claudio Gil Reyes, funcionario de la Escala de Gestión UGR
  • Inés Huertas de la Cámara, funcionaria interina de la Escala Auxiliar UGR
  • Patricia Izquierdo Ortiz, funcionaria de la Escala Administrativa UGR
  • Aída Martín Martínez, funcionaria interina de la Escala Auxiliar UGR
  • Víctor Medina Cuenca, funcionario de la Escala Administrativa UGR
  • Lourdes Moreno Pascual, funcionaria de la Escala Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos UGR
  • Elisa Mª Recio Malagón, funcionaria de la Escala Administrativa UGR
  • José Antonio Sánchez Martín, funcionario de la Escala Administrativa UGR

Necesidades a las que atiende

Durante los últimos años, una de los objetivos de la UGR ha sido la apuesta por la simplificación administrativa, creando incluso un área dependiente de la Secretaría General con ese cometido. El equipo de UGR visual, considera que la primera etapa de cualquier proceso administrativo es la Información que se ofrece al interesado, por lo tanto ese debería ser uno de los primeros pasos en el reto de la simplificación administrativa.

El dominio ugr.es está inundado de numerosas páginas Web, que contienen una gran cantidad de  información, muchas veces desactualizada y enlazada a normativas. Los estudiantes a través de los diversos canales de participación (encuestas, quejas, comentarios, etc…) manifiestan su descontento con la información ofrecida, aunque ese diagnóstico cuantitativo coincide con el realizado de forma cualitativa por todo los responsables de la institución.

Este proyecto nace para atender la necesidad de cualquier persona de tener acceso a una información inteligible, única y accesible.

Partiendo del mapa de empatía realizado para conocer a nuestro estudiantado y, por extensión  al resto de partes interesadas, se ha identificado que estos demandan resolución de problemas, cercanía, actitud positiva. Ese análisis también subraya que se quejan de la mala información, y en numerosas ocasiones se re-difunde la información de forma equivocada.

Objetivos del proyecto

El Proyecto UGR Visual define objetivos a distintos niveles en la organización.

A nivel institucional:

  • Transmitir imagen de modernidad
  • Acercar la administración al estudiantado.
  • Mejorar la coordinación entre órganos de gobierno, servicios y centros.

A nivel del estudiantado:

  • Garantizar una información concisa, única e inteligible.
  • Mejorar la atención a las personas usuarias de la UGR.
  • Disminuir el tiempo de respuesta.

A nivel del personal de administración y servicios:

  • Facilitar el trabajo del PAS de la UGR.
  • Fomento del trabajo colaborativo.

A nivel de personal docente e investigador:

  • Garantizar una información concisa, única e inteligible.

Representación visual de la propuestas

Descripción amplia de la propuesta

El Proyecto “UGR Visual” se ha configurado a través de 9 etapas (definidas en la anterior representación visual), que se describen con detalle a continuación, indicando para cada una de ellas, las actividades a desarrollar, el órgano/servicio/unidad encargados de llevarlos a cabo, los recursos necesarios y aquellos aspectos que pudieran incidir en el éxito de cada una de ellas:

 

ETAPA 0 LIDERAZGO
ACTIVIDADES Definir el órgano responsable de liderar el Proyecto.Reunión inicial para informar a los actores con mayor participación en el mismo.
RECURSOS No es necesario ningún recurso adicional.
INFORMACIÓN RELEVANTE Partiendo de las necesidades a la que atiende este proyecto y de los objetivos que se pretenden conseguir, se considera que la Secretaría General, a través del Área de Transparencia y Simplificación Administrativa.

No obstante, este proyecto tiene un marcado carácter transversal, por lo que se puede constituir un equipo de trabajo multidisciplinar.

 

ETAPA 1 SOPORTE INFORMÁTICO (Hardware – Software)
ACTIVIDADES Explorar las opciones de software libre, gracias a la colaboración de la Oficina de Software Libre.Viabilidad de la aplicación en la arquitectura de sistemas de la UGR, con el soporte del CSIRC.Instalación de la aplicación en la red administrativa / Incorporación de la aplicación en el catálogo de software para la red de investigación.Estudiar las opciones de Nube de almacenamiento y compartición de plantillas e infografías, que será usada posteriormente en la fase de explotación.
RECURSOS Oficina de Software Libre (3 reuniones para definir aplicación)CSIRC No es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE Es necesario considerar la posibilidad de que no exista ninguna aplicación de software libre que permita la edición de infografías.En ese caso, se habría que abordar la opción de algún software comercial, y el gasto que conllevaría la licencia.

 

ETAPA 2 DISEÑO DE PLANTILLAS
ACTIVIDADES Definir una Plantilla base de diseño, que garantice una imagen homogénea, pero que sea lo suficientemente flexible para que pueda ser utilizada para múltiples propósitos.Determinar claramente, las opciones de desarrollo de plantillas, en función del tipo de usuarios, del tipo de servicio realizado, etc…
RECURSOS Oficina de Gestión de la ComunicaciónSecretaría General. Unidad de Documentación, Edición e InformaciónNo es necesario ningún recurso financiero

 

INFORMACIÓN RELEVANTE La plantilla debería estar unida a la Identidad Visual Corporativa.Se deben identificar claramente los requisitos legales, en materia de protección de datos, de transparencia, de responsabilidad patrimonial, de propiedad intelectual, para evitar problemas en la etapa de explotación.

 

ETAPA 3 PROTOCOLO DE ELABORACIÓN – GUÍA BUENAS PRÁCTICAS
ACTIVIDADES Establecimiento de un Equipo Multidisciplinar, en el que esté representada la Secretaría General, los Centros Académicos y aquellos servicios o unidades con mayor carga informativa.Elaborar un sencillo Protocolo, siguiendo el objetivo del proyecto, para definir claramente las responsabilidades en la elaboración, aprobación y difusión de Infografías, y las posibles restricciones de uso.Definir una Guía de Buenas Prácticas, con ejemplos prácticos sobre la elaboración y difusión de las Infografías.
RECURSOS Secretaría GeneralOficina de Gestión de la ComunicaciónCSIRCServicio de Asuntos GeneralesCentros AcadémicosBibliotecaOficina de Relaciones InternacionalesServicio de AlumnosNo es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE El protocolo debería evitar la instauración de mecanismos de aprobación que puedan ralentizar o disuadir el trabajo.La participación en el equipo de trabajo debería ser voluntariaEsta etapa debería completarse de forma paralela con la Etapa 2 de diseño de plantillas.

 

ETAPA 4 PROYECTO PILOTO
ACTIVIDADES Identificar la unidad y las personas responsables de elaborar y aprobar las Infografías.Formación de las personas responsables.Análisis de resultados, estudio de problemas e implementación de cambios, si fuera necesario.
RECURSOS Equipo multidisciplinarUnidad/Servicio/Órgano por identificarNo es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE La participación en el proyecto piloto debería ser voluntaria.

 

ETAPA 5 PRESENTACIÓN AL PERSONAL
ACTIVIDADES Elaboración de una Presentación a todos los responsables administrativos/técnicos de los servicios/centros/órganos.Explicación del proyecto y de los resultados del proyecto piloto.Elaboración de folleto electrónico para desplegar el mensaje al resto de integrantes del personal de administración y serviciosDifusión a la comunidad universitaria a través de las listas de distribución.
RECURSOS Equipo multidisciplinarNo es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE La plantilla debería estar unida a la Identidad Visual Corporativa.Se deben identificar claramente los requisitos legales, en materia de protección de datos, de transparencia, de responsabilidad patrimonial, de propiedad intelectual, para evitar problemas en la etapa de explotación.

 

ETAPA 6 FORMACIÓN
ACTIVIDADES Determinar el perfil del formador.Determinar el número de personas por servicio/unidad a formar.Integración en la Plan de Formación del PAS durante varios años, en la modalidad de adecuación profesional.Convocatoria y desarrollo del curso.
RECURSOS Gerencia: Área formación PASFormador Recursos financieros: Gastos formadorCoste aproximado= 500€ (5 ediciones 2,5 horas)Aula de ordenadores
INFORMACIÓN RELEVANTE Utilizar la formación para difundir los objetivos del proyecto, y las necesidades a cubrir.Incidencia en el marco práctico. El aula debe disponer de ordenadores con la aplicación instalada.

 

ETAPA 7 PRODUCCIÓN DE INFOGRAFÍAS
ACTIVIDADES Producir las Infografías a diferentes niveles:- Nivel institucional: Oficina de Gestión de la Comunicación.- Nivel servicio/centro.- Nivel individual (como herramienta de trabajo)- Carga de Infografías en la Nube.- Puesta en marcha de un foro, para solucionar dudas y monitorizar el proyecto durante el período inicial.
RECURSOS Todo el personal de administración y serviciosGerencia: Área formación PAS (Foro)No es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE Durante el período inicial es posible que surjan preguntas y dudas sobre la producción de infografías.Estudiar la posibilidad de organizar un Premio o unas Jornadas, para impulsar el proyecto y visibilizar los resultados alcanzados.

 

ETAPA 7 ANÁLISIS DE RESULTADOS
ACTIVIDADES Evaluar los resultados obtenidos en los diferentes niveles (institucional, servicio/centro, individual).Analizar las propuestas que se hayan realizado en el foro.Proponer cambios y adaptar Plantillas, Protocolo y Guía de Buenas Prácticas.
RECURSOS Todo el personal de administración y serviciosEquipo multidisciplinarUnidad de Calidad, Innovación y ProspectivaNo es necesario ningún recurso financiero
INFORMACIÓN RELEVANTE Se pueden utilizar mecanismos adicionales de evaluación con el soporte de la Unidad de Calidad, Innovación y Prospectiva.

Recursos necesarios

En el apartado anterior se han desglosado los recursos necesarios para cada una de las etapas.

No obstante, se hace un pequeño resumen a continuación:

  • Humanos: CSIRC, Oficina de Software libre, Oficina de Gestión de la Comunicación, Secretaría general,  Área de Formación del PAS, Otras unidades integradas en el “Equipo Multidisciplinar.
  • Informáticos: Software.
  • Financieros: 500€.

Instituciones responsables de promover el proyecto

La principal interesada en promover esta propuesta es la Universidad de Granada y, por tanto, sus órganos de gobierno.

Por este motivo entendemos, tal y como se ha definido en la Etapa 0 Liderazgo, que el órgano encargado de impulsar el proyecto podría ser la Secretaría General a través del Área de Transparencia y Simplificación Administrativa.

Otros actores implicados y en qué sentido (stakeholders)

Como personal de administración y servicios de la Universidad de Granada hemos recibido con cierta frecuencia llamadas de personal de otras universidades preguntando sobre cómo realizamos algunos procedimientos. Esto nos ha llevado a pensar que al igual que la Universidad de Granada en su conjunto se vería beneficiada con este proyecto, otras universidades también ya que hay trámites que son similares en todas la universidades y tanto el personal de administración y servicios como los alumnos podrá utilizar las infografías realizadas.

Cronograma de la implementación propuesta

 

ETAPAS  

Ene.

 

Feb.

 

Mar.

 

Abr.

 

May.

 

Jun.

 

Jul.

 

Sep.

 

Oct.

 

Nov.

 

Dic.

0. Liderazgo X                    
1. Soporte informático X X X                
2. Diseño de plantillas     X X              
3. Guía de Buenas Prácticas     X X              
4. Proyecto Piloto         X X X        
5. Presentación al personal               X      
6. Formación               X      
7. Producción de Infografías                 X X X
8. Análisis de resultados X

Impacto esperado e indicadores

El impacto esperado está ligado íntimamente a los objetivos del proyecto enumerados anteriormente y a los stakeholders identificados.

En relación con el estudiantado y con el personal docente e investigador:

  • Mejorar la satisfacción del estudiantado con la información ofrecida.
  • Mejorar la satisfacción del personal docente e investigador con la información ofrecida.

Para la medición, se pueden utilizar los mecanismos ya disponibles en la institución con la colaboración de la Unidad de Calidad, Innovación y Prospectiva, ya citados en la Etapa 8 del Proyecto, encuestas, informes sobre quejas y sugerencias.

Pero también debería tener consecuencias en el personal de administración y servicios:

  • Aumentar la satisfacción interna del personal, consiguiendo que se sienta más cómodo en el proceso de información.
  • Fomentar la innovación y la creatividad del personal.

En este caso, la medición debería estar conectada a la Etapa 6 de Formación, pero se pueden elaborar mecanismos adicionales dirigidos a las personas que hayan producido las Infografías.

El impacto que tendría en relación a la propia institución, que se ha definido como transmitir una imagen de modernidad y de administración cercana es difícil de medir, pero hay que tomarlo como un factor más dirigido a alcanzar ese objetivo.

¿Qué hemos aprendido?

Durante estas semanas de trabajo en el Laboratorio a partir de lo que nosotros consideramos una BUENA IDEA, hemos trabajado en tres aspectos bien distintos:

  1. DEFINICIÓN

La primera sesión se dedicó a dar respuesta a varias preguntas: ¿Por qué? ¿A quién? ¿Qué?

Sentamos las bases de nuestro proyecto, a través de herramientas como el Mapa de Empatía o el Mapa de Interesados.

Acabamos la sesión haciendo un Brainstorming para identificar aspectos clave a considerar en el diseño del proyecto.

  1. PROYECTO

En la segunda sesión, a partir de una plantilla previamente definida, desarrollamos las etapas del Proyecto, con la intención de darle un soporte profesional a nuestra IDEA. Para ello identificamos para cada una de ellas, las actividades a realizar, las personas u órganos encargados de desarrollarlas y los recursos necesarios.

Por último, definimos el cronograma de implantación, y el último proceso de evaluación de los resultados del proyecto.

  1. COMUNICACIÓN

Tras definir la idea, y el proyecto, somos conscientes que la comunicación es fundamental para captar la atención, para atraer a las personas responsables de decidir la estrategia de nuestra institución.

Por ello, partimos de dos premisas claras: la presentación debía ser diferente y además debía responder al objetivo del proyecto.

En un primer momento, nuestra intención era realizar un pequeño anuncio publicitario, para lo que se llegó a escribir un guión. No obstante, al conocer la apuesta de la presentación a través del concepto de Open Space, decidimos utilizar ese guión para desarrollar dos historias a través de un Cómic.

La presentación se completa con una Infografía como no podía ser de otra manera, con el claro propósito de exponer en primera persona sus ventajas.

Este desarrollo se puede visualizar de forma sencilla a través del esquema que elaboramos en la primera sesión:

Ha sido un proceso intenso, de generación de ideas y positividad. El modelo de trabajo propuesto por Medialab genera estímulos en el grupo de personas, gracias a la definición de una meta material y temporal.

Durante estas semanas, hemos reído, hemos pensado mucho, hemos colaborado, hemos estado en contacto incluso a deshoras, hemos cambiado de ideas, pero sobre todo, hemos aprendido a escuchar y a trabajar en equipo con personas de distinto perfil e intereses.

Documentación del proceso de trabajo

El proceso de trabajo para realizar esta propuesta se ha ido documentando a medida que se desarrollaba, en el Foro del Proceso Facultad Cero en LabIN Granada. También puedes acceder a este foro en concreto aquí. 

Descárgate el póster de la propuesta